Casus
Een zakelijke klant van een schoonmaakbedrijf betaalt altijd netjes de facturen. Tot het moment dat een schoonmaakmedewerker een foutje maakt en er een cruciale machine van de klant beschadigd raakt. De verzekering (van het schoonmaakbedrijf) wordt ingeschakeld maar de klant besluit vooraf al dat ie een aantal uitstaande rekeningen van het schoonmaakbedrijf niet gaat betalen (totdat het bedrag van de schade via de verzekering of anderszins binnen komt).
De molens van de verzekeraar draaien langzaam dus ongeveer een half jaar later is er nog steeds sprake van niet betaalde facturen. Het schoonmaakbedrijf ziet graag dat beide zaken separaat worden opgelost en de facturen moeten gewoon worden voldaan. De klant is het hier fundamenteel mee oneens en weigert dus tot betaling over te gaan. Het schoonmaakbedrijf besluit een incassobureau in te schakelen.
Handig! Koppeling met het boekhoudpakket
Het boekhoudpakket van het schoonmaakbedrijf heeft een handige voorziening. Je hoeft de openstaande facturen maar aan te klikken en je kan het hele zaakje zo uit handen geven aan een incassobureau. Via het boekhoudportal kun je dan volgen wat er achter de schermen met je facturen gebeurt.
Het bedrag van de openstaande facturen (€ 11.910) is ongeveer even groot als het bedrag van de materiële schade bij de klant. Dus ik (RvS en rechtstreeks betrokken bij het schoonmaakbedrijf) heel erg benieuwd hoe dit in zijn werk gaat. Want: het kost mij als opdrachtgever (het schoonmaakbedrijf dus) helemaal niets! Wij zijn op www.slimmefinanciering.nl altijd enorm geïnteresseerd in verdienmodellen, dus hoe zit dat hier? Nou ja, ik lees wel dat als ik tussentijds besluit af te zien van de diensten van het incassobureau dat ik dan alsnog een bedrag moet afrekenen. Niet onredelijk vind ik. Ik weet echter nog helemaal niets over de hoogte van dit bedrag, ook niet als ik de voorwaarden lees waar ik akkoord voor geef.
Helemaal gratis!
Maar gratis bestaat natuurlijk niet. Dat blijkt als een aangeslagen klant mij even later belt. ‘Wat heb ik nu aan mijn fiets hangen?’ Ik laat de klant uitrazen en zoetjes aan wordt duidelijk wat er is gebeurd. Er is vrijwel onmiddellijk na mijn digitale akkoord een brief naar onze klant verstuurd. Op zich heel mooi dat hier op full speed actie wordt ondernomen! Maar ik had verwacht dat ik vooraf nog even de zaak kon doorspreken met het incassobureau. Immers, ik zou (zo wordt me beloofd) via persoonlijk contact korte lijntjes onderhouden om maar vooral de klantrelatie goed te houden:
Hoewel dit plaatje hierboven van de site van het betreffende incassobureau afkomstig is, noem ik geen namen. Helaas kon ik er niet achter komen wie mijn contactpersoon was en dus kon ik mijn vragen en overwegingen niet (op tijd) kwijt.
Hier kun je zien waarom gratis niet bestaat. De razendsnelle actie van het bureau zorgt voor een opslag ‘incassokosten’ van € 894,10. Ik heb me later laten vertellen dat dit helemaal volgens de regels is. Nou ja, het bureau hoeft haar werk ook niet gratis te doen, kan ik nog wel volgen. Het bedrag komt me voor het versturen van een brief wat hoog over maar ik denk dat dat ook nog best is uit te leggen. Het is in dit geval plat gezegd een soort ‘vangpremie’ van zo’n 10% van de hoofdsom.
De rente
De tweede post ‘rente’ was een veel grotere verrassing voor mij (én de klant, haast ik me om te zeggen). Ik had bij een overleg vooraf sowieso willen zeggen dat ik het niet nodig vond een rente bij de klant in rekening te brengen. Dus dan hadden we die irritatie al kunnen besparen. Want immers: die rente (als ie al gerekend zou worden) zou mij als gedupeerd schoonmaakbedrijf toch ten goede komen? Wij hadden immers zo lang op ons geld moeten wachten? En dus rente op de hoofdsom gederfd?
Maar dat had ik verkeerd begrepen. De rente is ook een vergoeding voor het incassobureau. Maar … jullie hebben toch niet hoeven te wachten of iets voorgeschoten? En: als ik na 1 maand mijn facturen ter incasso geef, dat maakt qua inspanning voor het bureau toch geen verschil met als ik mijn facturen na een half jaar ter incasso geef? Waarom moet dat dan (veel) meer kosten?
Afijn, het verhaal is dat deze tweede opslag wettelijk niet zo strak is geregeld en een kwestie van afspraken of onderhandeling is tussen partijen. Ik heb dat verder juridisch niet uitgezocht (dat is nog wel een klusje ’to do’) maar constateer ondertussen:
- De gehanteerde rekenrente is absurd hoog. Grofweg zie ik een bedrag van € 1.000 aan rente over ruim een half jaar aan uitstaande facturen van ruim € 10.000. Dus zeg voor het gemak maar een rekenrente van 20%. Mensen, je ziet het goed, 20%! Wow, dat is in deze markt van spaarrentes van 0% wel erg extreem. En als hier wettelijk niks over geregeld is, dan verbaast me dat toch wel.
- Het gebrek aan transparantie. Leg gewoon simpelweg uit wat je in rekening brengt. Iedereen wil een boterham verdienen, maar zeg gewoon wat je gaat doen en mag verwachten.
Overigens, dan neem ik het een klein beetje op voor dit bureau, zo’n hoge rekenrente betaal je ook als je bij de Mediamarkt je nieuwe kleuren-tv wat later wilt betalen:
Evaluatie
De moraal van dit verhaal is wederom: gratis bestaat niet. ‘Het kost u helemaal niets’ heeft in dit geval een keerzijde. Dat is niet vreemd, maar vertel (dat is ook mijn verzoek geweest aan het boekhoudpakket dat gekoppeld is aan de incasso) gewoon het hele verhaal.
Je zou het zo kunnen zien. Het verdienmodel van het incassobureau bestaat uit twee componenten:
- De wanbetaler betaalt voor de moeite van het incassobureau, zeg voor het gemak in dit geval 10% van de hoofdsom. Vergeet ook niet dat het kan mislukken en er uiteindelijk niets valt te halen (in dat geval betaalt dus noch de opdrachtgever noch de wanbetaler en heeft het incassobureau voor eigen rekening en risico gewerkt).
- De opdrachtgever (schoonmaakbedrijf) staat de gederfde rente over de hoofdsom indirect af aan het incassobureau.
Het ene deel is wettelijk geregeld (1), het andere deel heeft blijkbaar wat meer vrijheidsgraden (2). Het is een ‘split the bill’ waarbij het incassobureau zijn verdienmodel maximaal in haar voordeel afregelt.
Uiteindelijk is het allemaal goed afgelopen. Ik héb een paar dagen later iemand aan de lijn gekregen die me uitleg gaf en ook excuses aanbood voor de gang van zaken. Het boekhoudpakket heeft beloofd meer duidelijkheid te bieden op haar website en ziet toe op een kloppende bijlage met voldoende informatie. Bij onze klant heeft dit alles er wél toe geleid dat ie weer helemaal op scherp kwam te staan en dat wij onderling nu een afspraak hebben gemaakt over betaling van een deel van de facturen met verrekening van een deel van de opgelopen schade.
Rudy van Stratum